Hogyan dolgozzunk otthonról? - 12 bevált home office tipp

home office
from közéletiskolája on Flickr

Rengetegen állnak át ezekben a hetekben az otthoni munkavégzésre, ami sokak számára nagy kihívást jelenthet, különösen akkor, ha korábban még sosem kellett ilyen módon szervezniük a feladataikat. Mi a Közélet Iskolájában már a karanténidőszak előtt is gyakran dolgoztunk otthonról, ezért most összegyűjtöttünk néhány olyan tippet, amelyek nekünk hasznosnak bizonyultak. A cikk végén pedig arról is olvashattok, hogy szerintünk milyen hosszabb távú pozitív hatása lehet a most kialakított munkamódszereknek.

Legyél a saját menedzsered!

A home office lehetőségét könnyű azonosítani a rugalmassággal és az ezzel együtt járó szabadággal, ez azonban könnyen megtévesztő lehet: a látszólag kevesebb kötöttség mellé nagy felelősség is társul, mivel a feladatainkat ugyanúgy el kell végeznünk, mintha a munkaidőnket az irodában töltenénk, miközben sokkal több olyan tényezővel meg kell küzdenünk, ami elvonhatja a figyelmünket, és nehezebb lehet az aktuális teendőinkre fókuszálni (pl. háziállat, házimunka, családtagok).

Fontos szem előtt tartani, hogy a munka megtervezése is a munka része. Tehát nem segítünk magunkon azzal, ha kihagyjuk az alapos átgondolást és rögtön belevetjük magunkat egy-egy konkrét feladatba.

1) Mi a hét eleji megbeszélésen átbeszéljük az összes aktuális teendőt, amiről online jegyzetet készítünk. Minden feladat mellett szerepel a felelős neve, így a megbeszélés után mindenki rá tud keresni a Ctrl + F billentyűkombinációval a nevére a hosszú dokumentumban és könnyedén össze tudja szedni egy saját listába a feladatait, amivel egész héten dolgozni fog.

2)  Színkódokkal is érdemes lehet jelölni a feladatokat pl. pirossal azt, ami sürgős, zölddel azt, ami pár perc alatt kész, így nem érdemes halogatni, kékkel az ismétlődő feladatokat, lilával a nagyobb lélegzetvételű munkákat stb. Bármilyen kategóriát létrehozhatunk attól függően, hogy mi segít a hétköznapokban. Például jó lehet látni, hogy melyek a rutinfeladatok, amelyeket agyhalott állapotban is meg tudunk oldani, és melyek igényelnek kreativitást, amelyeket inkább a kipihentebb időszakokra kell időzítenünk.

3) Egyes módszerek szerint egy napra nem érdemes hatnál több feladatot beírni, mivel nem reális annál többet elvégezni (persze ez a feladat nagyságától is függ). Annak pedig semmi értelme sincs, hogy csalódottan fejezzük be a munkanapot, amiért a 20-ból csak 6 dolgot tudtunk befejezni. A felírt feladatokat rangsoroljuk, azaz számozzuk meg fontossági sorrendben, hogy elkerüljük azt, hogy csak a legfontosabbat nem végezzük el a nap végére.  Elméletileg a legfontosabbal kell kezdeni, de mi néha csalunk és egy könnyedebb, rövidebb elemet veszünk előre, hogy könnyebb legyen belekezdeni és a sikerélmény erőt adjon a nagyobb horderejű feladatra való áttéréshez.

4) Írjuk fel feladatnak az online találkozókat, megbeszéléseket is. Ez ugyanúgy a munkánk része. Néha nem érti az ember, hogy mivel ment el az egész nap, miközben alig végzett el „valódi feladatokat”. Aztán rájövünk, hogy a kollégákkal való kapcsolattartás, szervezés vett el ennyi időt. Ez teljesen rendben van, hiszen a legtöbben csapatban dolgozunk egy közös célért és a közös gondolkodás, egyeztetés nem csak egy mellékes eleme a munkánknak.

5) A legfontosabb tipp az, hogy akár papíron, akár digitálisan vezetjük a listát, amikor elkészültünk valamivel, akkor pipáljuk ki, húzzuk ki, helyezzük át az elvégzettet közé.  Vigyázat! A feladatok kipiálása komoly függőséget okoz. Egyszerűen csodálatos érzés ezzel a rituáléval magajándékozni magunkat egy jól végzett munka után. Szinte érzi az ember, ahogy legördül a súly a válláról és valaki megveregeti a hátát. Ezek a „mikroünneplések” sokkal kellemesebbé teszik az önálló munkát.

Jól koncentrálni is tanulni kell!

Fontos, hogy rendszeresen legyenek olyan időszakok munka közben, amikor egy rövid időre el tudsz szakadni a számítógép képernyőjétől, hogy aztán újult erővel folytathasd a munkát. Ez lehet rendszeres időközönként néhány percnyi zenehallgatás, mozgás, ami kikapcsol, és segít megtörni a képernyő előtt végzett munka monotonitását.

6) A Pomodoro technika lényege az, hogy rövid szakaszokban koncentáráltan egy feladattal foglalkozik az ember, majd kötelezően rövid szünetet tart. A klasszikus módszer szerint 25 perc fókuszt 5 perc szünet követ, majd 4 ilyen ciklus után egy hosszabb 20-30 perces szünetet kell beiktatni. Nem ez mindenkinek az ideális, de érdemes kezdetnek kipróbálni. Segítségként letölthető pomodoro bővítmény a google chromehoz, ami méri nekünk az időt és figyelmeztet.

7) Sokat hallottuk már az utóbbi években, hogy az ember nem tud multitaskingolni (egyszerre több dologra koncentrálni), hanem csak ugrál a figyelme, ami nagyon lefárasztja az agyat. Ez mind szép és jó, de mit tegyünk akkor, ha egyszerűen munka közben eszünkbe jutnak különböző dolgok és nem akarjuk elfelejteni őket? Erre módszer az, ha a kijelölt koncentráló időben magunk mellett tartunk egy üres lapot, vagy egy jegyzetet a gépen/mobilon, amire azonnal felírjuk a feladatot, ötletet, ami eszünkbe jutott, majd nem foglalkozunk vele tovább. A papírra bármit felírhatunk: munkaügyeket, vagy hogy válaszolnunk kell egy barátunk üzenetére, hogy mit főzzünk este, vagy minek akarunk utánanézni. Aztán a szünetben meg is csinálhatjuk ezeket, vagy bevezethetjük a feladatlistánkba. Jó módszer arra, hogy ne motoszkáljon bennünk végig a gondolat, ugyanakkor ne is kezdjünk azonnal bele ezzel megszakítva a fő feladatunkat.

8) A telefonodat nem feltétlenül kell kiiktatni, csak jó célra felhasználni. Persze ha valakinek jól esik bedugni a fiókjába és megfeledkezni róla, az is szuper, de sokan szeretjük magunk mellett tudni „hű társunkat”, főleg mivel sose lehet tudni, mikor keresnek fontos ügyben. Számos olyan alkalmazás van, ami segíthet minket a fókuszálásban. Például a Forest nevű applikációban azzal, ha nem nyomogatjuk a telefonunkat szép növényeket tudunk növeszteni és bővíthetjük a saját erdőnket, így a koncentrálás játékosításával talán nagyobb motivációnk lesz, hogy ne görgessük munka közben a közösségi média felületeket. Haszos lehet még fókuszt elősegítő zenét hallgatni. Kutatások szerint olyan zenék nem terelik el a figyelmet, amelyekben nincs ének és emberi hang. Jó gyűjtése van a Braim.fm alkalmazásnak erre (itt ingyenesen bele lehet hallgatni), de youtube-on vagy spotify-on is találunk hasonló listákat.

 

Szabjunk határokat és tartsuk is be őket!

Az otthoni munkavégzés során az egyik legnagyobb kihívás az, hogy az irodánk abba a térbe költözik, ahol egyébként a szabadidőnket töltjük, mert ezek könnyen összemosódhatnak. Fontos, hogy megőrizzük a munka és a magánélet egyensúlyát, és jelöljük ki azokat a határokat, amelyek elkülönítik egymástól a munkavégzéshez és a pihenéshez kapcsolódó tevékenységeket.

9) A legideálisabb az, ha ezeket fizikailag is el tudjuk választani egymástól, vagyis külön térben tudunk dolgozni és kikapcsolódni is. Ha külön szoba nem is áll rendelkezésre, akkor egy munkahelyeként szolgáló sarok vagy íróasztal is megfelel a célra. Arra ügyeljünk, hogyha végeztünk a munkával és már csak szórakozásra használjuk a laptopot, akkor lehetőleg üljünk át például a kanapéra.

10) Érdemes figyelni arra, hogy kialakítsunk magunknak munkaidőt és egy olyan időszakokat, amikor nem dolgozunk, hanem olyasmit csinálunk, ami segít feltöltődni. A Közélet Iskolája csapatában mások vagyunk mind, így valaki a munkaidejét 8 és 16 óra közé lövi be, de van aki, inkább 11-től 7-ig dolgozik. Szerencsére most lehetőség van fokozottan figyelni a saját bioritmusunkra és aktív időszakunkra. Nem mindig könnyű elkezdeni időben a munkát, de ha magunk számára reális célt lövünk be és akár egy telefonos emlékeztetőt is beállítunk a kezdés előtt, akkor jó esélyünk van tartani a kereteket.

11) Viszont ezen időszak előtt és után próbáljuk meg elhatározni, hogy nem dolgozunk, hiszen ha ezt nem tesszük meg, akkor folyton ott motoszkál a fejünkben a gondolat, hogy „na, amíg fő a vacsora 15 perc alatt gyorsan befejezem a táblázatot”. Természetesen ez sem tilos, de sokkal könnyebben regenerálódunk hosszú egybefüggő pihenéssel, mint megszakításokkal.

12) Alakítsuk ki a saját ellazulási szokásainkat! Az ismétlődő rituálék segítenek az átállásban és csak te tudhatod meg kísérletezéssel, hogy mi segít átzökkenni és kikapcsolódni. Valakinek a futás, a jóga, másoknak a teázás, az olvasás, vagy éppen a sorozatnézés, főzés vagy videójátékozás. Bármi is ez (vagy ezek) érdemes a munka után mindig alkalmazni, hiszen az otthoni munkában hiányzik az az idő, amikor a munkahelyedről hazaérsz, így megkönnyíthetjük az átállást más tevékenységgel.

Mit tanulhatunk a mostani időszakból hosszabb távon?

A társadalmi távolságtartás betartása érdekében a munkaadók jelentős része lehetővé tette a dolgozók számára az utóbbi hetekben, hogy otthonról végezhessék a munkájukat, a lehető legkevesebbet találkozzanak egymással, ezzel akadályozva a vírus terjedését. Olyan munkahelyek is átálltak most erre a működési módra, ahol korábban ez nem volt jellemző.

Az online megbeszélések természetesen nem helyettesíthetik teljes mértékben a személyes találkozásokat, és nem képesek maradéktalanul pótolni azt a közösségi élményt és hatékony kommunikációt sem, amit az offline találkozások nyújtanak.

A kényszerhelyzethez való alkalmazkodásnak ugyanakkor pozitív hatásai is lehetnek a jövőben: a különböző online felületek használata lehetőséget nyújt a fizikai akadályok leküzdésére is, így például a fogyatékkal élő munkavállalók is könnyebben kapcsolódhatnak majd be azoknak a szervezeteknek a munkájába, ahol a megfelelő feltételek hiánya miatt korábban nem tudtak elhelyezkedni. Ugyanígy könnyebbséget jelenthet a távolabb élő, kisgyerekes vagy hozzátartozókat otthon ápoló munkatársak számára.

Számos munkahely értékes munkatársakkal gazdagodhat, és még sokszínűbbé válhat, ha a járvány miatt megváltozó munkamódszerekre nem kizárólag kényszerként képes tekinteni, hanem meglátja benne a tanulási, fejlődési lehetőséget.