Önkéntesek szervezése koronavírus idején

A koronavírus helyzet nagy kihívás elé állított mindenkit, aki emberek szervezésével, aktivizálásával vagy közösségépítéssel foglalkozik. Mintha elvesztettük volna minden eddig jól bevált eszközünket arra, hogy emberek között kapcsolatot építsünk. De szerencsére ez nincs így, és még a kötelező távolságtartás időszakában is vannak lehetőségek arra, hogy közösen dolgozzunk számunkra fontos ügyekért és közben az emberek közötti kapcsolatépítést is segítsük. Alább azokat a tapasztalatainkat fogaljuk össze, amiket a Józsefvárosi Önkormányzat Közösségi részvételi irodája munkatársai, köztük alapítónk, Udvarhelyi Tessza szerzett a koronavírus-járvány idején szervezett önkéntes segítőmunka kapcsán.

Toborzás

Ahogyan a személyes munkában, az online szervezésben is fontos alaptétel, hogy az emberek akkor fognak hozzánk csatlakozni, ha hívjuk őket. Vagyis ha szeretnénk, hogy új tagok vagy önkéntesek csatlakozzanak hozzánk vagy a régieket akarjuk aktivizálni, tegyünk közzé felhívást. Az, hogy ezt milyen körben tesszük (teljesen nyilvánosan, korlátozott körben vagy csak egy zárt csoporton belül) attól függ, hogy milyen sok emberre számítunk, mennyire van kapacitásunk a jelentkezők szűrésére és felkészítésére és mennyire bizalmi az a feladat, amit el fognak végezni.

A felhívást közzé lehet tenni email cím megadásával, de akár kérhetjük a jelentkezőket, hogy töltsenek ki egy online űrlapot, ahol részletesebb információt tudunk tőlük kérni a tapasztalatikról, motivációikról, időbeosztásukról stb. Itt fontos, hogy mindig beartsuk a hatályos adatvédelmi előírásokat és fel legyünk hatalmazva arra, hogy kezeljük a jelentkezők adatait.

Mielőtt bármibe bevonjuk őket, a jelentkezőkkel mindig vegyük fel a kapcsolatot emailben, vagy ha lehetséges, akkor inkább telefonon. Ez a személyes kapcsolatfelvétel segít abban, hogy mind a szervezet, mind a jelentkező el tudják dönteni, hogy valóban akarnak-e egymással dolgozni, illetve bármely kérdést, dilemmát is tisztázni lehet.

Bevonás

Ha úgy gondoljuk, hogy szívesen folytatjuk az együttműködést, akkor az új jelentkezőt érdemes bekapcsolni azokba a kommunikációs platformokba, ahol megismerkedhet a többi önkéntessel és bekapcsolódhat a munkába. Erre használhatunk levelezőlistát, zárt Facebook csoportot vagy bármely más online platformot, ami a közösségünk számára megfelel.

Ahhoz, hogy mindenki egyenrangúan rész tudjon venni a csoport munkájában és el tudja dönteni, hogy mely feladatokat tudja vállalni, illetve miben szeretne részt venni, érdemes egy rövid útmutatót írni minden újonnan csatlakozónak, ami a közösség működését mutatja be. Ide tartozik például az, hogy ki miért felelős, hogyan lehet feladatot vállalni, milyen szabályokat kell betartani. Járvány idején ide tartoznak például azok a higiéniai szabályok, amelyeket mindenkinek kötelező betartania. Ha Facebook-csoportot működtetünk, akkor ezt érdemes a csoportban állandó posztként rögzíteni, hogy mindenki át tudja nézni, ha kérdései vannak vagy elbizonytalanodik a csoport működését illetően.

Ha olyan feladatokról van szó, amelyek valamilyen speciálisabb tudást igényelnek, akkor érdemes online képzést tartani egy videós alkalmazást is tartalmazó platform segítségével, ahol át tudjuk adni a feladatok elvégzéséhez kapcsolódó tudást és meg tudjuk beszélni a részletekre vonatkozó kérdéseket, információkat. Minden ilyen képzéshez készüljön sorvezető és jegyzet is, hogy akinek technikai problémája van, az is tudja követni akár utólag is az eseményeket. Az online beszélgetések moderálásával kapcsolatos tanácsainkról itt lehet többet olvasni >>>

Csapatépítés és közös tanulás

Ahogyan a személyes szervezés során, úgy az online szervezésben is szükség van arra, hogy senki ne érezze magát egyedül és közösséget építsünk. Így tudjuk elérni azt, hogy ne csak pillanatokig tartson az emberek lelkesedése vagy elkötelezettsége, hanem hosszú távon is tudjunk közösen dolgozni és fejleszteni a tevékenységünket.

A csapatépítés egyik fontos eleme a személyre szabott odafigyelés. Ismernünk kell az önkénteseinket, tagjainkat – nem lehet őket arctalan tömegként kezelni. Jó, ha tudjuk, hogy ki milyen munkát végez szívesen, milyen az időbeosztása, mi az, amit nem vállal szívesen, hogy egyedül vagy másokkal szeret-e dolgozni stb. Így a feladatok elosztásánál van arra lehetőség, hogy ha nem is mindenki mindig azt csinálja, ami a kedvenc elfoglaltsága, de azért az idő jelentős részében olyan dolgokat csináljon, ami örömet okoz neki.

Fontos része a munkának a visszajelzés is, ami így online talán még fontosabb, mert kevésbé tudunk személyes gesztusokat tenni egymás felé, kevesebbet látjuk egymás arcát, nehezebb egymáshoz kedvesnek lenni. Érdemes rendszeres időközönként összegzést készíteni az elvégzet feladatokról, az önkéntesek és a segítettek számáról. Lehet kérni visszajelzést az önkéntesektől egy-egy nap végén vagy egy-egy nagyobb közös vállalkozás végén, hogy mindannyian közösen tudjunk tanulni és fejlődni. Ha valaki nagy kihívást győzött le, akkor őt akár egyénileg is érdemes kiemelni, de figyeljünk arra, hogy senki ne legyen túlságosan kiemelve és ne legyen senkinek olyan érzése, hogy bizonyos feladatok vagy önkéntesek értékesebbek a többinél.

A csapatépítés része a közös tanulás is: teremtsünk teret arra, hogy a különböző hátterű emberek találkozzanak, véleményt cseréljenek, levonják a közös tanulságokat, akár vitatkozzanak egymással. Ha önkormányzattal vagy valamely hivatalos szervvel való együttműködés is a szervezés része, akkor nagyon termékeny tud lenni, ha szociális szakemberek, önkéntesek és hivatalnokok is közösen tanulnak, eszmét cserélnek egymással és ezáltal formálják egymás munkáját és világképét.

Mentális támogatás

A távolságtartás és a sok online kommunikáció idején is ugyanolyan, vagy talán még fontosabb az önkéntesek és szervezők mentális és lelki megtámogatása, mint amikor mindezt személyese tesszük. A vigyázzunk magunkra és másokra! felhívás itt is érvényes. Érdemes olyan informális, ventilálásra, tapasztalatcserére, ötletelésre és visszajelzésre alkalmas online találkozókat szervezni, ahol a napirend kevésbé kötött és mindenki szabadon hozzá tud szólni. Lehet nagyobb, strukturáltabb online önkéntes találkozókat szervezni és ha szükséges, akkor érdemes pszichológusok és/vagy szupervízorok segítségét kérni, akik egyénileg vagy közösségi szinten is tudnak segíteni a kiégés megelőzésében, valamint a bizonytalanság, feszültség és frusztráció kezelésében.